‘시간은 누구에게나 평등하다’는 말은 이상적이지만, 현실은 다릅니다. 어떤 사람은 하루를 허둥지둥 보내고, 어떤 사람은 효율적으로 업무를 처리하며 여유까지 즐깁니다. 그 차이를 만드는 것은 단순한 ‘능력’이 아니라, 계획과 관리 능력입니다. 특히 스마트폰과 앱을 적극적으로 활용하는 사람일수록 시간과 에너지를 전략적으로 사용할 줄 압니다.
오늘은 일 잘하는 사람들이 어떻게 할 일 관리(To-Do) 앱을 사용하는지 그 노하우를 정리해 소개합니다. 단순히 앱을 설치하는 것만으로는 부족합니다. 진짜 중요한 건 어떻게 활용하느냐입니다.
1. 할 일 앱의 핵심 기능, 제대로 이해하고 써야 한다
대부분의 할 일 앱은 ‘할 일 추가 – 체크 – 완료’라는 기본 구조를 따릅니다. 하지만 그 외에도 효율을 높이는 다양한 기능이 탑재되어 있습니다. 이를 잘 활용하는 것이 포인트입니다.
- 카테고리 분류 / 프로젝트 기능
업무, 개인, 건강, 쇼핑, 공부 등 카테고리를 나눠 할 일을 정리하면 머릿속도 덜 복잡해집니다. 예를 들어 ‘업무 > 기획안 작성’ 식으로 세분화하면 어떤 일에 집중해야 할지 한눈에 보입니다. - 마감일 설정과 알림 기능
마감일 없이 등록된 할 일은 나중에 하겠다는 말과 같습니다. 모든 할 일에는 ‘언제까지 해야 하는지’를 설정하고, 리마인더 기능으로 알림을 받아야 행동으로 옮길 수 있습니다. - 우선순위 지정
‘긴급하고 중요한 일’과 ‘중요하지만 덜 급한 일’을 구분해야 합니다. 대부분의 앱에서는 별표 표시, 색상 태그, 혹은 우선순위 지정 기능으로 이를 나눌 수 있습니다. - 반복 설정
매일, 매주 반복되는 일은 자동으로 생성되게 설정하면, 따로 입력할 필요 없이 자연스럽게 루틴이 형성됩니다. 운동, 업무 보고, 영어 단어 암기처럼 반복성이 있는 작업에 특히 유용합니다. - 체크리스트 기능
하나의 할 일이 여러 단계로 구성되어 있다면, 체크리스트로 세부 단계를 나누는 것이 좋습니다. 예를 들어 ‘보고서 작성’ → ‘자료 조사 → 초안 작성 → 수정 → 제출’ 식으로 쪼개면 진행 상황을 파악하기 쉽습니다.
2. 할 일 앱 추천 TOP 3 – 어떤 앱이 나에게 맞을까?
수많은 할 일 관리 앱 중에서 ‘일 잘하는 사람들’이 실제로 즐겨 쓰는 앱은 몇 가지로 좁혀집니다. 단순히 인기만으로 고르기보다는 본인의 성향과 목표에 맞는 앱을 선택하는 것이 중요합니다.
- ① Todoist – 직관성과 기능성의 완벽한 조합
깔끔한 인터페이스와 강력한 분류 기능이 특징입니다. 자연어로 마감일을 설정할 수 있고, Gmail, 캘린더, 슬랙 등과의 연동도 뛰어나 팀 단위 작업에도 적합합니다. - ② Microsoft To Do – 심플하면서도 효율적인 구성
윈도우 환경과의 통합성이 좋아 직장인들에게 인기가 많습니다. 오늘의 할 일, 장기 일정 등을 분리해 보여주는 기능이 특히 유용하며, 리스트 공유 기능도 간편합니다. - ③ Notion – 할 일 + 메모 + 데이터베이스까지
단순한 To-Do 앱을 넘어서 문서, 프로젝트 관리, 협업 툴까지 통합한 올인원 플랫폼입니다. 사용자 정의가 자유롭고, 뽀모도로 타이머, 위젯 등을 삽입할 수 있어 생산성 극대화에 좋습니다.
이 외에도 Google Tasks, TickTick, Things 3(아이폰 전용), Any.do 등도 우수한 앱입니다. 그러나 너무 많은 앱을 동시에 쓰면 오히려 혼란스러우니, 하나를 정해 깊게 활용하는 것이 더 효과적입니다.
3. 일 잘하는 사람들의 실제 사용 팁
할 일 앱을 잘 사용하는 사람들은 단순히 ‘할 일만 적는 것’으로 끝내지 않습니다. 계획 → 실행 → 복기의 3단계를 철저히 실천합니다. 다음은 실제 사용자들이 많이 쓰는 팁입니다.
- 매일 아침 또는 전날 밤, 반드시 계획 세우기
하루를 무계획으로 시작하면 급한 일에만 쫓기게 됩니다. 매일 하루를 시작하기 전에 ‘오늘의 3가지 핵심 할 일’을 정해두는 습관을 들이세요. 이를 위해 대부분의 할 일 앱에는 '오늘' 뷰가 따로 마련되어 있습니다. - 작게 쪼개기 – 일은 작을수록 빨리 시작된다
'제안서 작성' 같은 추상적인 항목은 시작하기 어렵습니다. ‘참고자료 수집’, ‘목차 정리’, ‘본문 작성’처럼 쪼개면 부담이 줄어들고 집중력이 높아집니다. 특히 Notion이나 Todoist에서는 하위 항목으로 구조화가 가능합니다. - 하루 3~5개 목표로 제한하기
너무 많은 할 일을 등록하면 오히려 자괴감만 커집니다. 하루에 반드시 해야 할 일 3~5가지를 중심으로 구성하고, 나머지는 ‘나중에’ 또는 ‘이번 주’ 항목에 분류하세요. - 할 일 완료 후 복기 노트 작성하기
일을 끝내고 나면 그 결과나 느낀 점을 간단히 메모하는 것도 중요합니다. 다음에 유사한 일을 할 때 참고할 수 있고, 자신의 업무 스타일을 개선하는 데 도움이 됩니다.
마무리하며
할 일 관리 앱은 단순한 도구가 아니라, 자기 관리를 위한 습관 형성의 수단입니다. 일 잘하는 사람들은 앱을 통해 시간을 시각화하고, 우선순위를 구조화하며, 실천을 일상화합니다. 아무리 바쁘더라도 매일 5분, 앱을 열어 오늘의 할 일을 정리해보세요.
꾸준히 사용하면 일 처리 속도와 정확도, 집중력까지 향상되는 효과를 체감할 수 있습니다. 이 글을 계기로 여러분도 오늘부터 나만의 할 일 관리 루틴을 시작해보세요. 일상과 업무의 질이 분명 달라질 것입니다.